Firmen

Firmen spielen eine zentrale Rolle bei der Verwaltung und Organisation von Unternehmensinformationen, sei es in Bezug auf Kunden, Dienstleister, Lieferanten oder Partnerunternehmen. Als essenzielle Kernkomponente in verschiedenen Entitäten ermöglichen sie die strukturierte Erfassung und Speicherung wertvoller Daten, die für zahlreiche Unternehmensprozesse unverzichtbar sind.
In Sales können Firmen gezielt mit Leads und Verkaufschancen (VKC) verknüpft werden, um potenzielle Geschäftsmöglichkeiten optimal zu verfolgen und präzise Vertriebsstrategien zu entwickeln. In Plan 1-3 hingegen eröffnen Firmen die Möglichkeit, eng mit Projekten, Projektaufgaben, Tickets, Aufgaben und weiteren relevanten Entitäten zu interagieren, wodurch eine effiziente Verwaltung von Projekten und eine reibungslose Abwicklung operativer Prozesse gewährleistet wird. Unabhängig vom konkreten Einsatzbereich tragen Firmeninformationen maßgeblich zur Steigerung der betrieblichen Effizienz und zum nachhaltigen Erfolg des Unternehmens bei.

Kontakte

Kontakte repräsentieren sowohl interne als auch externe Personen, die einer spezifischen Firma zugeordnet sind und spielen eine zentrale Rolle in verschiedenen Geschäftsbereichen. Sie enthalten wichtige Kontaktdaten wie E-Mails und Telefonnummern und können zusätzlich private Informationen wie Geburtstage und Anschriften umfassen, um eine persönlichere Beziehung zu fördern. Darüber hinaus können Kontakte als VIP markiert werden, um besonders wichtige Beziehungen hervorzuheben. In unterschiedlichen Produkten bieten sie vielseitige Funktionen: Während sie im Bereich Sales helfen, gezielte Interaktionen zu ermöglichen und Beziehungen zu pflegen, fördern sie in anderen Bereichen wie Plan1-3 die effiziente Kommunikation und koordinierte Zusammenarbeit, indem sie mit Projekten, Aufgaben oder Tickets verknüpft werden.

Merkmale

Merkmale bieten die Möglichkeit, spezifische Eigenschaften oder Attribute zu definieren, die mit Firmen oder Kontakten in Verbindung stehen. Diese Merkmale dienen dazu, spezifische Informationen über Firmen oder Kontakte zu kennzeichnen.

Merkmalsgruppen

Die Merkmalsgruppen spielen eine essenzielle Rolle bei der Strukturierung von Daten. Die Entität “Merkmalsgruppen” ermöglicht eine systematische Kategorisierung von Eigenschaften.  Dies führt zu einer vereinfachten und optimierten Verwaltung von Merkmalen.

Aktivitäten

Die Entität „Aktivitäten“ fungiert als zentrale Sammlung für alle Ereignisse und Handlungen. Diese umfassen verschiedene Arten von Aktivitäten wie z. B. Aufgaben, E-Mails, Anrufe, Termine oder Social Media-Aktivitäten. Durch die separate Auflistung dieser Aktivitäten erhalten Benutzer einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Interaktionen und Ereignisse.

Branchen

Die Entität „Branchen“ in unserem System ermöglicht die Erfassung von Namen und Beschreibungen für verschiedene Industriezweige. Diese Branchen können dann mit entsprechenden Unternehmen verknüpft werden, um eine klare Zuordnung und Organisation zu ermöglichen.

Funktionen

Die Funktionen speichern wichtige Informationen über die Rolle oder Funktion, die ein Kontakt innerhalb der Firma ausübt. Dazu gehören Positionen wie Geschäftsführer, Vertriebsleiter, Marketingmanager oder Kundendienstmitarbeiter. Mit dieser Funktion ist die Möglichkeit gegeben Kontakte besser zu kategorisieren und gezielte Kommunikationsstrategien zu entwickeln.

Leads

Die Leads erfassen potenzielle Kunden, die Interesse an Produkten oder Dienstleistungen zeigen. Es werden Kontaktdaten, Notizen zu Gesprächen gespeichert und geplante Follow-up-Aufgaben. Dadurch können vielversprechende Geschäftsmöglichkeiten effizient verfolgt und gezielte Marketingstrategien entwickeln werden.

Leadursprünge

Die Entität „Leadursprünge“ in unserem System ermöglicht die Definition von Namen für verschiedene Quellen, aus denen Leads generiert werden. Durch die Zuweisung eines Leadursprungs zu einem Lead wird transparent, aus welcher spezifischen Quelle der Lead stammt, wie zum Beispiel einer Messe oder einer Werbekampagne.

Verkaufschancen

Verkaufschancen bilden einen Kernbestandteil des Systems und repräsentieren Geschäftsaussichten. Sie erfassen wichtige Informationen über den Fortschritt und die Aussichten eines potenziellen Geschäfts, einschließlich des geschätzten Werts, des Status und des erwarteten Abschlussdatums. Zusätzlich können Mitbewerber der Verkaufschance zugewiesen werden, um einen umfassenden Überblick über den Wettbewerbsumfeld zu erhalten.

Ziele

Ziele sind essenziell für den Erfolg jeder Organisation. Ein klar definiertes Ziel gibt Richtung und Fokus. Das Formular “Ziele” ermöglicht es, Ziele präzise zu erfassen und zu verwalten. Mit Feldern für Name, Beschreibung und Gültigkeitsdaten wird jedes Ziel detailliert beschrieben. Die Abgrenzung zeigt, ob Ziele klar definiert sind. Erfassungsart und Frequenztyp bestimmen, wie und wie oft Ziele überprüft werden. Der Verantwortliche Bereich stellt sicher, dass für jedes Ziel eine zuständige Person oder Abteilung benannt ist. Dieses strukturierte Vorgehen fördert Transparenz und Verantwortlichkeit, was letztendlich zur Zielerreichung beiträgt.

Aktionen

Marketingaktivitäten sind von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Das Formular “Marketingaktionen” ermöglicht eine präzise Planung. Die Kundendaten liefern wichtige Informationen. Auf diese Weise werden effektiv Aktivitäten wie Produktbündelung, Kundenbewertungen und Content-Marketing organisiert. 

Vertriebsgebiete

Die Entität „Vertriebsgebiete“ in unserem System ermöglicht die Erfassung von Namen und Besitzern für verschiedene Vertriebsregionen. Durch die Zuweisung von Vertrieblern zu spezifischen Gebieten wird eine klare Zuständigkeitsregelung für den Vertrieb gewährleistet.

Produktgruppen

Die Entität „Produktgruppen“ in unserem System ermöglicht die Definition von Namen für verschiedene Produktkategorien. Diese Produktgruppen können anschließend mit Verkaufschancen verknüpft werden, um eine effiziente Vertriebsorganisation und -analyse zu unterstützen.

Aufgabenboard

Das Aufgabenboard bietet eine klare Übersicht über alle zugeordneten Aufgaben und Tickets. Diese können in unterschiedlichen Gruppierungen dargestellt werden. Mit verschiedenen Ansichten wie Board, Kalender, Liste, Baum, Gantt und Sprints haben Benutzer die Flexibilität, die Darstellung entsprechend ihren Präferenzen anzupassen. Besonders der Kalender ermöglicht es, Termine in Verbindung mit Aufgaben und Tickets zu planen und eine effiziente Zeitverwaltung zu gewährleisten.

Projekte

Die Projekt-Entität ermöglicht das umfassende Management von Projekten. Die Erfassung des Projektverantwortlichen sowie die Pflege von  geplanten und tatsächlichen Arbeitsstunden ermöglicht eine genaue Leistungsanalyse, während zusätzliche Attribute wie Klassifizierung, Firma, Start- und Enddatum sowie Abrechnungskennzeichen eine detaillierte Strukturierung und Zuordnung der Projekte gewährleisten. Zusätzlich bieten Projekte Einblicke in die beteiligten Personen sowie in die mit dem Projekt verbundenen Vorgänge und Zeiteinträge.
Projekte nehmen in dieser Hinsicht die höchste Ebene der Aufgabenstrukturierung ein.

Projektaufgaben

Projektaufgaben bilden das grundlegende Gerüst unter den Projekten. Durch ihre systematische Strukturierung ermöglichen sie eine präzise Verwaltung und detaillierte Organisation. Die Erfassung von geplanten und tatsächlichen Stunden, verbunden mit Klassifizierung, Firmenzugehörigkeit, Start- und Enddatum sowie Abrechnungskennzeichen, bietet eine umfassende Kontrolle über den Fortschritt und die Kosten einzelner Aufgaben. Zusätzlich ermöglicht das Statusattribut eine dynamische Verfolgung des Fortschritts jeder Projektaufgabe, um flexibel auf Änderungen im Projektverlauf reagieren zu können.

Aufgaben

Tickets

In einem Ticket werden alle Anfragen oder Probleme strukturiert verwaltet und bearbeitet. Benutzer haben die Möglichkeit, neue Tickets zu erstellen, diesen Prioritäten zuzuweisen, sie bestimmten Teams oder Personen zuzuordnen und ihren Status zu verfolgen. Die Zeitachse bietet eine detaillierte Darstellung des Ticketverlaufs, was es ermöglicht, den Fortschritt und die Bearbeitungsschritte transparent nachzuvollziehen.

Zeiteintragskalender

Der Zeiteintragskalender ermöglicht die Dokumentation von Arbeitszeiten. Nutzer können ihre Stunden effizient verfolgen und Einträge für verschiedene Projekte oder Tickets erstellen. Durch die übersichtliche Darstellung im Kalenderformat behalten Mitarbeiter einen klaren Überblick über ihre Arbeitszeiten und tragen so zur transparenten Zeiterfassung bei.

Zeiteintragsverwaltung

In der Zeiteintragsverwaltung stehen vielfältige Funktionen zur Verfügung, um sämtliche Zeiteinträge effektiv zu verwalten. Durch umfangreiche Filteroptionen erhalten berechtigte Benutzer eine präzise Ansicht über die Zeitdaten. Darüber hinaus wird die Bearbeitung von Einträgen ermöglicht, sowie z. B. die Aufteilung in separate Zeiteinträge und die Ausführung spezifischer Aktionen wie das Genehmigen oder Zurückstellen.

Leistungsnachweise

In der Entität „Leistungsnachweise“ können Zeiteinträge und Fahrtzeiten, die mit einer bestimmten Firma verbunden sind, gebündelt werden, um einen umfassenden Nachweis über erbrachte Leistungen zu erstellen. Diese Zusammenstellung ermöglicht es Kunden, die erbrachten Dienstleistungen klar nachzuvollziehen und die erhaltene Wertigkeit zu überprüfen.

Abwesenheitsanträge

Die Entität „Abwesenheitsantrag“ ermöglicht die Verwaltung verschiedener Arten von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Schulung, Freizeitausgleich und Elternzeit. Jeder Antrag kann einen Status haben, der den Zustand des Antrags angibt, sowie Start- und Enddaten für die Abwesenheit, wobei auch festgelegt werden kann, ob es sich um einen halben Tag handelt.

Verträge

Die Entität „Verträge“ ermöglicht die umfassende Verwaltung verschiedener Vertragsdetails wie Name, Vertragsnummer, Kategorie, Laufzeit, Kündigungsbedingungen, Jahresbetrag und beteiligte Parteien. Zudem können Vertragsoptionen hinzugefügt und zugehörige Firmen gepflegt werden.

Vertragsoptionen

Die Entität „Vertragsoptionen“ ermöglicht die Festlegung von Vertragsoptionen, wobei jeder Option ein Name und eine Beschreibung zugeordnet werden können.

Ausgaben

Die Entität „Ausgabe“ ermöglicht die Verwaltung von Ausgaben im System, einschließlich Angaben wie Name, Firma, Projekt, Artikel, Menge und Einzelpreis. Zudem können eine Belegnummer sowie ein Belegdatum mit Uhrzeit angegeben werden.

Abrechnungssätze

Die Entität „Abrechnungssätze“ ermöglicht die Verwaltung von Abrechnungssätzen, die entweder Zeit, Fahrtkosten oder Fallpauschalen repräsentieren können. Dabei können Name, Gültigkeitszeitraum und Bindung an Kunden, Verträge, Projekte, Projektaufgaben oder Artikel spezifiziert werden. Zusätzlich können Einheiten wie Tagessatz, Stundensatz, Pauschale oder Kilometer festgelegt werden, mit der Möglichkeit, Mindestmengen und Abrechnungssätze pro Einheit zu definieren.

Kundenstundenkonten

Im System unterstützt die Entität „Kundenstundenkonten“ die Verwaltung der Stundenkonten für Kunden und bietet die Möglichkeit zur Erfassung von fünf verschiedenen Buchungsgründen: Startsaldo, Saldoaufstockung, Sonderkorrektur, Vertragsabrechnung und Gesonderte Abrechnung. Zusätzlich kann eine Stundenanzahl eingetragen werden, die entweder als Saldo verwendet oder pauschal verrechnet wird.

Zuschläge

Im System ermöglicht die Entität „Zuschläge“ die Definition von vier Zuschlagstypen für Werktage, Samstage, Sonntage und Feiertage. Für jeden Typ kann eine Uhrzeit festgelegt und ein prozentualer Zuschlag definiert werden. Dabei kann außerdem angegeben werden, ob dieser Zuschlag steuerpflichtig ist oder nicht.

Artikel

Die Entität „Artikel“ ermöglicht die Verwaltung von verschiedenen Artikeln wie Dienstleistungen und Fahrtkosten, wobei jeweils zwei unterschiedliche Bezeichnungen festgelegt werden können und eine eindeutige Artikelnummer gepflegt wird.

Stundenkonten

Die „Stundenkonten“-Entität bietet eine gezielte Verwaltung der Arbeitsstunden für Mitarbeiter an. Mittels Auswahl von Optionen wie Auszahlung von Überstunden, Korrekturbuchung oder Startsaldo wird gewährleistet, dass die Arbeitszeiten übersichtlich erfasst werden und die Konten jederzeit klar nachverfolgbar sind.

Urlaubskonten

Die Entität „Urlaubskonten“ ermöglicht die effektive Verwaltung der Urlaubstage für Mitarbeiter. Durch die Auswahl von Gründen wie Jahresurlaub, Korrekturbuchung oder Übertrag aus dem Vorjahr sorgt das System dafür, dass die Urlaubstage der Mitarbeiter verwaltet werden und die Urlaubssalden jederzeit nachvollziehbar sind.

Ruhetage

Die Entität „Ruhetage“ ermöglicht die Definition von nicht-arbeitsbezogenen Tagen wie Feiertagen oder Betriebsruhen. Dies erleichtert die automatische Verwaltung von Zeiteinträgen sowie das Ignorieren von Feiertagen bei Abwesenheitsanträgen, um die Urlaubskonten der Mitarbeiter nicht falsch zu belasten.

Kategorien

Kategorien bieten eine Strukturierungsmöglichkeit für Termine oder Aufgaben, indem sie nach bestimmten Kriterien oder Themen klassifiziert werden. Durch die Verknüpfung mit Terminen oder Aufgaben können Benutzer eine klare Zuordnung und Gruppierung vornehmen. Verknüpfte Entitäten werden dabei durch die Farbwahl einer Kategorie visuell in den Oberflächen hervorgehoben, was die Identifikation und Unterscheidung unterstützt.

Klassifizierungen

Klassifizierungen ermöglichen die Definition von spezifischen Kategorien oder Typen, die für Projekte, Projektaufgaben und Tickets relevant sind. Durch Klassifizierungen können beispielsweise in BI -Auswertungen abgelesen werden, wie viele Vorgänge in einer bestimmten Sparte verzeichnet wurden.

Projektvorlagen

Projektvorlagen bieten eine praktische Möglichkeit, wiederkehrende Strukturen und Elemente bei der Erstellung neuer Projekte zu standardisieren. Indem Benutzer eine passende Vorlage auswählen, werden alle vordefinierten Parameter wie z. B. Einstellungen, Projektaufgaben sowie die dazugehörigen Aufgaben direkt in das neue Projekt übertragen.

Projektaufgabenvorlagen

Projektaufgabenvorlagen ermöglichen es, vordefinierte Parameter für Projektaufgaben zu speichern. Beim Erstellen neuer Projektaufgaben können Benutzer eine passende Vorlage auswählen, um wiederkehrende Projektaufgaben sowie deren Aufgaben schnell und konsistent zu erfassen.

Aufgabenvorlagen

Aufgabenvorlagen ermöglichen es, vordefinierte Parameter für Aufgaben zu speichern. Aufgabenvorlagen werden dafür verwendet, um wiederkehrende Projekte und oder Projektaufgaben sowie die dazugehörigen Aufgaben schnell und konsistent erfassen zu können.

Regelaufgaben

Regelaufgaben bezeichnen automatisierte Aufgaben, die auf der Grundlage definierter Regeln oder Parameter in regelmäßigen Intervallen generiert werden. Sie dienen dazu, wiederkehrende Arbeitsabläufe in verschiedenen Projekten zu erleichtern, indem sie spezifische Aufgaben zu festgelegten Zeitpunkten für Projektaufgaben erstellen. Dadurch ist es möglich, die Effizienz zu steigern und die Konsistenz der Projektergebnisse zu gewährleisten.

Benutzerkonfiguration

In der Benutzerkonfiguration werden spezifische Parameter für jeden Benutzer/Mitarbeiter festgelegt, wie beispielsweise die Anzahl der Sollstunden pro Zeitraum, Beschäftigungsart und Überstundenregelungen. Diese Konfigurationen dienen dazu, die individuellen Arbeitsbedingungen anzupassen und eine effektive Arbeitszeitverwaltung im System zu gewährleisten.

Globale Einstellungen

Globale Einstellungen bieten die Möglichkeit, systemweite Parameter und Funktionen wie z. B. Zeiteintragssperrungen, Service -/ Pausenzeiten und automatische E-Mail Antworten anzupassen um das Globale Systemverhalten zu steuern bzw. zu beeinflussen.

Textbausteine

Textbausteine ermöglichen die Erstellung vordefinierter Textblöcke. Diese Bausteine dienen dazu, wiederkehrende Informationen oder Mitteilungen effizient zu erfassen und zu verwenden, beispielsweise für unterschiedliche Entitäten oder E-Mails.

Externe Ticketnummern

In der Entität „Externe Ticketnummern“ werden die Muster für externe Ticketnummern definiert, die bestimmten regulären Ausdrücken entsprechen müssen. Diese Ticketnummern sind jeweils einer bestimmten Firma zugeordnet, um eine eindeutige Zuordnung und Verwaltung von E-Mails zu ermöglichen.